Кейс

Кейс: автоматизация работы рекламного агентства

Работа крупных рекламных агентств связана с огромным количеством рекламных проектов. В одной рекламной кампании клиента может быть задействовано более 10 000 рекламных поверхностей. Масштабные рекламные кампании нужно грамотно спланировать, учесть все нюансы при закупке рекламного инвентаря у владельцев, а после окончания размещения – собрать всю отчетность и документацию.

 

Специфика рекламного агентства

В чем проявляются особенности работы крупного рекламного агентства?

  • Большое количество клиентов: менеджеры агентства обслуживают более 100 клиентов.
  • В год реклама закупается более чем на 100 000 рекламных поверхностях.
  • В агентстве работает порядка 70 сотрудников.
  • Количество подрядчиков, с которыми работает агентство, превышает 870 компаний.
  • Реклама размещается более чем в 650 городах России, при этом закупкой по разным городам занимаются разные сотрудники.
  • В общем процессе по планированию, закупке, размещению и закрытию рекламной кампании участвуют сотрудники разных отделов

 

– менеджеры клиентского отдела, отвечающие за работу с клиентами;

– баинг-менеджеры, занимающиеся закупкой рекламы;

– отдел документооборота или бухгалтерия, отвечающие за закрытие сделок.

 

В итоге у агентства появляются следующие сложности при работе:

  • на проведение всех согласований уходит длительное время, так как все вопросы решаются сотрудниками по почте, как внутри компании, так и при работе с клиентами и контрагентами;
  • запуск рекламных кампаний состоит из нескольких этапов и требует участия большого количества сотрудников разных отделов;
  • вся работа ведется в XLS-файлах, которые заполняются разными сотрудниками и пересылаются друг другу по почте, что часто приводит к потере информации.

 

Решение

Система CheckMedia Solution нацелена на автоматизацию работы рекламного агентства в сфере OOH–рекламы. Для рекламного агентства была разработана специальная конфигурация системы CheckMedia Solution, предусматривающая следующие возможности:

  • загрузка адресных программ от владельцев рекламного инвентаря вручную или через API;
  • модерация базы рекламных носителей;
  • возможность самостоятельного формирования медиапланов клиентами из имеющейся базы рекламных носителей;
  • разграничение уровней доступа для сотрудников по регионам, типам медиа, клиентам;
  • использование настраиваемых шаблонов: для загрузки адресных программ, для отображения их в системе, для выгрузки программ в XLS.

 

Основные задачи, решаемые с помощью системы CheckMedia Solution

1. Получение брифа от клиента

Как было:

Клиент ежемесячно отправляет менеджеру клиентского отдела электронное письмо с основной информацией по желаемому размещению рекламы: список регионов, городов, период, рекламируемые объекты, типы медиа и другую основную информацию (шаблон проектов/бриф).

Как стало:

В системе есть возможность заведения брифа клиентом самостоятельно или при помощи менеджера клиентского отдела (рис. 1). Если у клиента есть список рекламируемых объектов, то они заносятся на карту.

 

Рис. 1. Заведение брифа (шаблона проекта) в систему


2. Распределение брифа по баинг-менеджерам

Как было:

Менеджер клиентского отдела сопоставляет города, регионы и типы медиа из клиентского брифа с утвержденной структурой отдела баинга (за каждым типом медиа и регионом закреплен свой баинг-менеджер) и вручную распределяет брифы по баинг-менеджерам.

Как стало:

На основе брифа система автоматически распределяет задания по баинг-менеджерам (они получают уведомления на почту). Каждому баинг-менеджеру назначается определенный регион, с которым он работает. Баинг-менеджер заходит в систему под собственным индивидуальным доступом (рис. 2), видит полученный бриф, а также список рекламируемых объектов при его наличии (рис. 3).

 

Рис. 2. Создание доступа для сотрудника

Рис. 3. Ограничение по зонам видимости для менеджеров (региональное деление)

 

 3. Получение от подрядчиков OOH-рекламы актуальных адресных программ 

Как было:

Баинг-менеджер пересылает брифы подрядчикам и ждет от них коммерческих предложений. Простановка координат проходит вручную на карте, содержащей список рекламируемых объектов. Баинг-менеджер высылает полученные XLS-файлы и карту клиентскому менеджеру.

Как стало:

Баинг-менеджер пересылает бриф подрядчикам путем его выбора в системе. Полученные от подрядчиков XLS-файлы баинг-менеджер подгружает в систему (рис. 4), включая статусы по броням (рис. 5). Ссылки на фотографии и на карту также подгружаются через файл автоматически.

Рис. 4. Добавление адресных программ в систему

 

Рис. 5. Статус по брони (резерв, подтверждено, бонус)

 

4. Консолидация всех предложений от баинг-менеджеров и отправка их клиенту

Как было:

Менеджер клиентского отдела получает XLS-файлы. Полученные файлы вручную объединяются в единую адресную программу по форме агентства. В файле рассчитывается маржинальность каждой позиции и всей сделки.

Как стало:

Полученные файлы грузятся в систему в единый медиаплан (рис. 6). Расчет маржи, объединение карты (рис. 7) происходят автоматически по завершению всех заданий баинг-менеджерами. Клиентский менеджер через систему отправляет файл и ссылку на карту клиенту.

 

Рис.6. Общий файл, загруженный в систему от нескольких подрядчиков

 

Рис.7. Объединенная карта

 

 

5. Согласование сводного файла с клиентом

Как было:

Менеджер клиентского сервиса получает комментарии от клиента по корректировке адресной программы. Клиентский менеджер отдельно согласовывает каждое изменение с баинг-менеджером, а баинг-менеджер – с поставщиком. В итоге процесс повторяется несколько раз до тех пор, пока клиент не подтвердит все позиции адресной программы. При этом клиентский менеджер постоянно корректирует карту с рекламными носителями, добавляет и удаляет строки и столбцы в XLS файле.

Как стало:

В системе реализован процесс версионности работы с адресной программой, заключающийся в возможности видеть вносимые изменения, а также подтверждать их или отклонять через интерфейс. При этом каждый участник процесса видит только свою часть: закупка/продажа, сегменты/регионы (рис. 8).

 

Рис.8. Ограничение по зонам видимости

 

6. Утверждение технических требований к макету

Как было:

Баинг-менеджеры собирают в единый XLS-файл технические требования (точные описания размеров размещаемых материалов) к макетам со всех подрядчиков по всем носителям, которые вошли в финальную адресную программу. Полученный файл клиентский менеджер отправляет клиенту. По заданным параметрам клиент готовит все вариации креативов и высылает ссылки на макеты, которые баинг-менеджер высылает на согласование подрядчикам. Процесс повторяется до тех пор, пока не согласованы все макеты.

Как стало:

Баинг-менеджер получает задание от клиентского менеджера по загрузке технических требований в систему (рис. 9). После завершения процесса клиентский менеджер получает сводный XLS-файл с техническими требованиями, который передается клиенту. Клиент готовит макеты и загружает их обратно в систему. Баинг-менеджер отправляет полученные макеты подрядчикам на согласование. Процесс повторяется до тех пор, пока не согласованы все макеты, при этом весь процесс происходит автоматически через систему.

 

Рис. 9. Загруженные технические требования в систему

 

7. Проведение монтажей

Как было:

После старта рекламной кампании подрядчики начинают присылать баинг-менеджеру отчеты о размещении, к которому приложены ссылки на фотографии. Баинг-менеджер приводит отчет в единую форму и отправляет клиентскому менеджеру, который пересылает его клиенту. Клиент согласовывает каждую строчку отчета или комментирует, почему считает, что размещение проведено с ошибками. Процесс повторяется до тех пор, пока не утверждены все позиции.

Как стало:

Баинг-менеджер получает задание на загрузку фотоотчетов в систему. В систему можно загрузить фотографии поштучно или через zip-архив. Клиентский менеджер выгружает из системы сформированный фотоотчет и отправляет его клиенту в виде XLS-файла (в каждом адресе содержится ссылка на фотографию), дополнительно предоставляя доступ ко всему фотоотчету (рис. 10, рис. 11).

 

Рис. 10. Фотоотчет в системе

Рис. 11. Фотоотчет в системе (подробнее)

 

8. Компенсации и финальное закрытие периода

Как было:

По результатам размещения в адресную программу вносятся изменения (убираются строчки по неразмещенным позициям, формируются бонусы на следующие периоды и т. п.). Все спорные позиции (если это необходимо) согласуются баинг-менеджером с подрядчиками. Процесс повторяется, пока все не утверждено.

Как стало:

Бонусные размещения оформляются в виде XLS-файла, который клиентский менеджер прикрепляет к брифу на следующий период и грузит в систему (рис. 5).

 

9. Выставление счетов клиентам

Как было:

Все утвержденные адресные программы передаются в отдел документооборота, где вручную формируются счета под требования клиента: какие счета и в каких регионах нужно выставлять, как делить счета между видами работ.

Как стало:

В системе отдел документооборота задает параметры генерации счетов и получает счета на оплату (рис. 12).

 

Рис.12. Форма со счетами

 

10. Проведение оплат подрядчикам

Как было:

Составляется реестр платежей и документов на базе адресных программ.

Как стало:

В системе автоматически формируются счета подрядчикам. Менеджеры документооборота отмечают получение оригиналов документов и формируют реестр платежей.

 

Внедрение системы CheckMedia Solution

Внедрение системы с описанным функционалом в среднем занимает от 3 до 5 месяцев. Многое зависит от скорости работы обеих сторон, обнаружения и исправления ошибок и четкого понимания результата, который должен демонстрировать внедряемое решение.

Этап Описание этапа Сроки
Настройка основных разделов Настройка разделов «Клиенты», «Проекты», «Медиапланы». 3 недели
Создание ролевой модели и настройка зон видимости Настройка ролей пользователей: клиент, владелец, баинг-менеджер, клиентский менеджер. Настройка правил видимости адресных программ между сотрудниками с разным уровнем доступа. 2,5 недели
Настройка справочников

Настройка справочника «Регионы» для каждого клиента.

Настройка справочников с описанием рекламного инвентаря, его форматов, типов и размеров.

2 недели
Настройка шаблонов Настройка шаблонов XLS по загрузке, отображению и выгрузке адресных программ. 3 недели
Настройка документооборота Настройка правил выставления счетов для разных групп клиентов, их выгрузка, работа с закрывающими документами. 2 недели
Обучение сотрудников Проведение встреч, Skype-коллов, запись видеоуроков и разработка инструкции по пользованию системы. 2 недели
Интеграция с учетными системами

Интеграция:

  • с CRM-системой рекламного агентства;
  • с системами документооборота;
  • с учетными системами крупных подрядчиков.
5 недель

 

Результаты внедрения системы CheckMedia Solution:

  • сокращение временных затрат сотрудников на обработку XLS-файлов более, чем на 40%;
  • увеличение скорости подготовки адресных программ для размещения по запросу клиентов с 2 недель до 1 дня;
  • увеличение количества обрабатываемых клиентов почти в 3 раза без увеличения штата сотрудников;
  • увеличение количества подрядчиков, с которыми возможна работа, более чем в три раза за счет автоматизированной работы внутри системы.